総務部のカテゴリーを増やしてみたりする
カテゴリーに総務部を追加してみようと考え、総務部の記事を探していたところ日経ビジネスさんでこのような記事が出ていました。
世界の総務と日本の総務で何が違うか。最も大きい点は、欧米企業では総務部というのは、バックオフィスの専門職であるということです。間接部門とひと括りにするけれど、その中には経理や人事、システム、法務など多様な仕事があります。そして、その多くが特殊な知識が必要になる専門職です。一方で、こうした専門職の定義に収まりきらない仕事をすべて引き受けるのが総務の仕事です。言い換えれば、私たち総務のプロというのは、会社の業務の中でも「残りものの仕事のプロ」と表現できるでしょう。
記事でも書かれている通り、技術や研究、エンジニアと呼ばれる技術系の仕事を受け持つ機会は少ないのですが、総務は会社を回すのはとても重要な業務です。
会社運営というプロジェクトをシステム化して常に回し続けているのですね。
それにも関わらず、日本の総務担当者に、「あなたの部門は年間、どれだけのお金を使っていますか」と聞いても、答えられないケースが多い。社有車など実際のコストは事業部が負担するケースもある。けれど社用車の手配などをするのは総務部でしょう。それなのに、ほとんどの会社が数字さえ管理できていない状況です。私は、総務が扱うお金を「総務財布」と呼んでいますが、「おたくの総務財布はいくらですか」と聞いても、皆さん「知らない」と言います。
実際、総務部門が１年の間に使うコストは、人件費を扱う人事部に続いて、2番目に多い。日本企業で気づいている人はあまりいませんが、普通の企業でも、総務部は年間、何億円というコストを使っています。オフィス賃料や固定資産税、保全費やメンテナンスコスト、光熱費といったハード面に関する費用の管理。ソフト面でも、社内の職場環境や清掃、受付、警備、休憩室の維持費など、実はすごくお金を使っている部門なのです。
会社の利益を上げるのには、総務関係の仕事を効率化することも大事だということです。
直接部門は仕事の成果報告時に売上報告を行うかと思います。その中で作業者の稼働率やどのくらい利益を出すことができたか報告することがあります。
経営会議の中では、製造・生産部門や営業部門、案件の報告があります。しかし、間接部門の中で総務関係の仕事はなかなか表に出てきません。
総務部の経費は、消耗品であるテープや文房具、使用電力料金が含まれていることがあり、そういった細かい所に対しては削減されていきます。
問題はシステム面での削減や改善ができていないのではないのか、と思っています。
総務の仕事を減らすために、各従業員が毎回聞いてくる情報をまとめた掲示板を作るなり、ミスが多い対象をまとめて改善策を打ち出すなど、総務の人たちの今までの時間を減らすことが必要です。今までかかっていた仕事の時間を減らし、さらに別の仕事に取り組むことができれば、会社の利益も仕事の生産性も上がると思います。
ただ、感情や個々のモチベーションを考えると、カリスマ的な人が率いて改善活動を進めないと、改善はできないと思います。
というのも人は作業のモチベーションに、承認欲求があります。
総務部人員の承認欲求が低下してしまえば、業務量は減るかもしれませんが、依然と同じ作業効率で進まなくなる可能性が高い方です。
一気に断行すると角が立つというのは、この承認欲求への対処を間違えてしまっているからですね。今までの仕事への熱量を他にずらしていくという作業ができる例えばカリスマ的な人が当たらないといけません。
カリスマ的でなくとも、少しずつ意識を変えることができる人を充てないと、失敗します。
とりあえず、自分の仕事の値段ぐらいは確認しておいた方がいいかもしれませんね。
ちなみに、人件費を1時間5000円とした場合、この記事は1.5時間もかかってしまったので、
5000円/時間 × 1.5時間 ＝ 75000円ですかね
まあ、5000円/時間の価値がこの記事に発生してはいませんが。
